Рутина – это то, что сжигает наше время, забирает нашу жизнь.

Рутина засасывает, к ней привыкаешь, начинаешь воспринимать как норму. Иногда она даже успокаивает, её монотонность заставляет забыться.

Но стоит остановится на минутку, поднять голову, и ты вспоминаешь, что рождён не для этого.

Сегодня у нас есть возможность перенести часть этой однообразной работы на технику, надо только чуть-чуть подумать, как организовать этот процесс; остановиться на минутку, выйти из цикла однотипных действий.

Основным рабочим инструментом работника современного офиса является пакет офисных программ. При этом работа с документами в офисе любой организации связана с выполнением значительного числа рутинных, повторяющихся операций. Каждый раз, когда обнаруживается, что какие-то последовательности действий с документами повторяются с минимальными изменениями изо дня в день, следует задуматься о путях их автоматизации.

Многие работы в офисе связаны с необходимостью просмотра большого числа документов или списков, выделения определенных информационных блоков и формировании из них новых документов – отчетов, сводок и т. п. Если документы хранятся в виде файлов, а правила отбора информации поддаются формализации, т. е. могут быть описаны как последовательность относительно простых шагов, то это почти всегда дает возможность автоматизировать подобные работы.

Наконец, достаточно часто информация из документов, разработанных с помощью одной из программ, должна быть по цепочке обработана несколькими другими программами. Безусловно, такая передача информации должна осуществляться не человеком, а компьютером — это еще одна область приложения офисного программирования.

Рассмотрим несколько типичных примеров автоматизации офисной работы.

• Заполнение таблиц Excel или баз данных данными из различного вида текстовых или pdf файлов, являющихся, как правило, результатом экспорта разных сторонних приложений (например, бухгалтерских программ). Во время данного процесса возможна обработка данных, исправление ошибок, изменение структуры, проверка дубликатов, приведение к нужной форме и многое другое.
• Заполнение стандартных шаблонов документов данными из таблиц или баз данных. Например, нажатием одной кнопки можно автоматически сформировать большой пакет различных документов для выбранного клиента (или нескольких клиентов) и вывести их на печать или отправить по почте.
• Работа с почтой. Автоматические ответы, рассылки, оповещения, а также добавление определённых данных из поступающих писем в базу данных или таблицу Excel.
• Обработка больших массивов данных из базы данных или таблиц Excel по заданному сценарию для дальнейшего использования и анализа. В процессе такой обработки какие-то данные могу исключаться или добавляться, могут производиться операции по изменению текстов, а также числовых данных и дат.
• Автоматизация процесса поиска типичных ошибок, возникающих при вводе данных или их использовании.

Одна из проблем современного мира – невероятные объемы накопленной информации по любым вопросам. Однако часто она хранится в разных местах и в разном виде. Автоматизация процессов позволяют быстро собрать и подготовить интересующие данные для более удобного дальнейшего использования: построить графики или сводные таблицы, провести анализ по заданным параметрам и т. д. Программные алгоритмы делают свою работу в десятки тысяч, а то и миллионы раз, быстрее и эффективнее человека, благодаря этому появляется возможность собирать данные на регулярной основе, оперативно отслеживая возникающие в них изменения.

Если у Вас есть вопросы или сомнения в возможности автоматизации ваших бизнес-процессов, вы всегда можете обратиться к нам за советом и получить бесплатную консультацию.